Di dunia bisnis, suatu ruang kerja atau kantor merupakan satu lingkungan yang kompleks dan membutuhkan manajemen, yang memastikan semua sistem bisa berjalan secara efektif dan efisien. Dengan demikian, jika terjadi suatu masalah, sistem tidak mengalami gangguan secara signifikan, yang pada akhirnya bisa memengaruhi output. Di sinilah pentingnya manajemen perkantoran untuk memastikan sistem bisa berjalan dengan baik dan lingkungan kerja tetap produktif.
Namun, dengan berbagai perubahan lingkungan kantor selama beberapa tahun terakhir, sistem manajemen perkantoran yang baik sering terabaikan. Bahkan tidak sedikit yang menyadari pentingnya manajemen perkantoran ini untuk membuat segala sesuatunya berjalan efektif.
Lalu apa sebenarnya manajemen perkantoran itu dan mengapa sistem tersebut begitu penting? Kami menguraikan pentingnya manajemen kantor, termasuk bagaimana hal tersebut dapat membuat karyawan lebih produktif dan meningkatkan kesejahteraan, serta beberapa tip dan trik praktis tentang cara meningkatkan manajemen perkantoran.
Apa Itu manajemen perkantoran?
Manajemen perkantoran melibatkan perencanaan, perancangan, pelaksanaan pekerjaan dalam suatu organisasi dan kantornya. Hal ini termasuk menciptakan lingkungan kerja yang tersentralisasi, membimbing serta mengkoordinasikan aktivitas personel kantor untuk mencapai tujuan bisnis. Kegiatan-kegiatan tersebut dievaluasi dan disesuaikan untuk meningkatkan dan mempertahankan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas.
Tujuan manajemen perkantoran cukup sederhana, yaitu menciptakan dan mendukung suasana kerja yang positif dan efektif di dalam kantor dan/atau ruang kerja lainnya. Manajemen perkantoran bertanggung jawab atas lingkungan kerja, memastikan bahwa kebijakan, alat, dan sistem yang tepat diterapkan sehingga semua karyawan dapat melakukan pekerjaan mereka secara efisien dan aman.
Ruang kantor yang terorganisir dengan fungsi pekerjaan yang jelas membantu setiap karyawan melihat bagaimana peran mereka sesuai dengan tujuan organisasi, memastikan hasil yang lebih baik secara menyeluruh.
Manajer kantor diharapkan memainkan peran yang lebih signifikan dalam menghasilkan pendapatan untuk organisasi maupun perusahaan. Manajer saat ini bisa terlibat secara strategis dan sering kali bertanggung jawab untuk melaksanakan proyek mereka sendiri, yang dirancang untuk mengembangkan bisnis.
Apa yang menjadi aspek kunci dalam manajemen perkantoran?
Ada banyak aspek berbeda dalam manajemen perkantoran. Tidak semua organisasi memiliki tanggung jawab yang sama di bawah manajer kantor. Namun fungsi utama memiliki kecenderungan yang sama. Fungsi-fungsi ini meliputi:
1. Perencanaan
Menciptakan struktur tanggung jawab untuk mencapai tujuan perusahaan adalah fungsi utama manajemen perkantoran. Ketika Anda mengenali tujuan jangka pendek dan panjang dari bisnis yang Anda geluti, Anda bisa merencanakan pendekatan untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan terperinci dan pengorganisasian pertemuan adalah langkah pertama menuju proses yang efisien.
2. Manajemen Sumber Daya
Manajemen sumber daya berjalan seiring menuju pencapaian tujuan perusahaan dengan perencanaan. Sumber daya ini mencakup material, personel, dan dukungan finansial. Tahap selanjutnya setelah perencanaan bagi manajer kantor adalah pendelegasian tugas, mulai dari mengidentifikasi mana yang dibutuhkan dan menugaskan material tersebut ke staf yang dipilih.
3. Kepegawaian
Tanggung jawab utama lainnya dari manajer kantor adalah penempatan staf. Manajer kantor eksekutif memimpin atau berkoordinasi dengan sumber daya manusia dalam semua urusan perekrutan staf, kompensasi, promosi, dan pensiun manajer bawahan.
4. Komunikasi
Komunikasi yang efektif merupakan faktor penting dalam manajemen kantor. Jika seorang manajer kantor tidak mampu menginformasikan kebutuhan perusahaan kepada karyawannya dengan baik, maka hasil optimal tidak akan mungkin terwujud. Ingat juga, komunikasi yang baik berjalan dua arah.
5. Bekerja dengan Teknologi Informasi
Manajer kantor bisa menggunakan bantuan teknologi dalam pekerjaannya. Mereka mungkin menggunakan aplikasi atau perangkat lunak membantu mengelola karyawan.
6. Motivasi
Motivasi hadir dalam dua bentuk, yaitu motivasi diri dan motivasi eksternal. Ketika karyawan Anda memiliki motivasi diri, pekerjaan manajer kantor menjadi lebih mudah. Namun jika tidak, maka tugas manajemen kantor adalah memotivasi secara eksternal. Motivasi ini harus memenuhi kebutuhan karyawan sekaligus bersifat kompetitif, produktif, dan komprehensif.
Tips terbaik untuk manajemen perkantoran yang efektif
Manajemen kantor adalah konsep yang sangat penting, yang berdampak pada segala hal mulai dari efektivitas perencanaan strategis hingga keselamatan dan kenyamanan karyawan itu sendiri. Untuk memastikan bahwa manajemen kantor mendukung tujuan bisnis dengan benar, pertimbangkan tips berikut:
Selalu mengandalkan data
Setiap keputusan dalam manajemen perkantoran harus didukung oleh data yang dapat diandalkan. Tentukan pertanyaan apa yang perlu dijawab dan metrik mana yang dapat diukur untuk memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti mengenai proses, produktivitas, dan faktor lainnya. Dengan data yang benar, manajer kantor akan mempunyai keuntungan dalam membuat keputusan berdasarkan fakta, bukan opini yang hanya sekedar dugaan.
Jadikan komunikasi sebagai prioritas utama
Tanpa komunikasi yang efektif, kolaborasi tidak mungkin terjadi. Karyawan perlu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka, bagaimana mereka dievaluasi, dan sumber daya apa yang tersedia. Pengusaha perlu mengetahui kendala apa yang dialami karyawannya dan saran apa yang mungkin mereka miliki untuk meningkatkan bisnis. Baiknya, individu, tim, dan departemen harus memiliki komunikasi yang tidak terbatas sehingga mereka dapat mengkoordinasikan pekerjaan mereka pada proyek bersama, bertukar pikiran tentang solusi, dan menyelesaikan masalah dengan cepat. Sederhananya, merupakan tanggung jawab manajer kantor untuk memastikan suara semua orang didengar.
Berinvestasi pada alat yang tepat
Alat digital telah memperluas kemampuan kantor modern. Namun tidak semua solusi digital cocok untuk setiap keadaan atau perusahaan. Manajer kantor harus mampu meneliti, membandingkan, mengevaluasi, dan membuat keputusan tentang solusi digital apa yang layak untuk diinvestasikan guna membantu karyawannya bekerja lebih baik. Biasanya, hal ini berarti bekerja sama dengan departemen TI, meskipun ada kalanya manajer kantor mengambil tanggung jawab penuh.
Deskimo bisa membantu Anda!
Deskimo menawarkan kemudahan bagi manajer kantor untuk mengelola tempat kerja. Fitur Workplace Management System (WMS) memungkinkan manajer untuk mengelola semua aspek lingkungan kerja, pekerja, dan aset digital dari platform yang terpusat. Selain itu, sistem ini dapat membantu perusahaan meningkatkan produktivitas, mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya, dan menciptakan tenaga kerja yang lebih terhubung.
Beberapa fitur penting dari WMS Deskimo ini antara lain fitur Real-time reporting, yang menawarkan informasi yang akurat dan terkini tentang penggunaan ruang kerja. Dengan fitur ini, pengguna bisa mengalokasikan sumber daya dan kolaborasi yang lebih baik. Selain itu, fitur ini bisa membantu membuat keputusan berdasarkan data, dan meningkatkan produktivitas dengan biaya yang minimal.
Fitur booking desk dan meeting room yang disediakan oleh WMS juga memungkinkan karyawan untuk melakukan pemesanan kapanpun dan dimanapun mereka berada. WMS Deskimo juga memiliki fitur yang terintegrasi dengan berbagai software seperti aplikasi Slack, Office 365, Okta, dan Google Resources. Fitur integrasi ini memiliki banyak manfaat bagi perusahaan seperti mengkonsolidasikan data, meningkatkan efisiensi, kolaborasi, keamanan, fleksibilitas, dan penghematan biaya.
Kesimpulannya, WMS Deskimo menawarkan berbagai keuntungan bagi perusahaan, termasuk peningkatan keamanan, penghematan biaya, kerja sama tim, manajemen data, dan peningkatan produktivitas.
Silahkan mendaftar dan mengisi data yang dibutuhkan pada website Deskimo, untuk memahami lebih detail mengenai dashboard WMS Deskimo.
Linkedin
Facebook
Instagram
