Penggunaan data telah menjadi hal yang sangat penting dalam berbagai aspek kehidupan, termasuk di dunia kerja. Di sini, data memiliki peran sentral dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas tempat kerja. Salah satu faktor utama yang mempengaruhi tingkat efisiensi dan produktivitas adalah okupansi karyawan di kantor.
Dengan menganalisa data terkait okupansi karyawan, perusahaan dapat mengambil keputusan yang berdasarkan pada fakta & data yang teruji. Oleh karena itu, penggunaan data dapat secara signifikan membantu perusahaan meningkatkan efisiensi dan produktivitas mereka. Maka, bukan suatu hal yang mengherankan lagi jika saat ini banyak perusahaan yang beralih menggunakan workplace management system (WMS) untuk mempermudah pengumpulan data.
Melalui software ini, memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan data secara real-time dan terintegrasi, yang dapat membantu memudahkan pengambilan keputusan dan pengelolaan operasional secara tepat dan efektif.
Metrik Apa Saja yang Dianalisa?
1. Kehadiran karyawan
Dengan menganalisis data kehadiran, dapat membantu Anda dalam merencanakan untuk makanan, acara, dan kolaborasi dengan rekan kerja. Analisis ini akan membantu efektivitas dan efisiensi kegiatan-kegiatan tersebut. Misalnya menetapkan jadwal pertemuan atau rapat pada waktu yang memiliki tingkat kehadiran paling tinggi untuk meminimalisir ketidakhadiran.
2. Penggunaan meeting room
Data tentang penggunaan meeting room dapat memberikan informasi yang berharga bagi Anda dalam mengelola ruang rapat. Dengan mengetahui pola penggunaan ruangan, Anda dapat menentukan ruangan mana yang paling sering digunakan dan mana yang paling jarang digunakan. Hal ini dapat membantu Anda mengambil keputusan yang tepat dalam mengalokasikan ruangan secara efektif dan efisien.
Misalnya, jika data menunjukkan bahwa suatu ruangan hanya digunakan beberapa kali dalam sebulan, Anda dapat mempertimbangkan untuk mengubah fungsi ruangan tersebut menjadi area kerja atau menyewakannya untuk keperluan lain.
Sebaliknya, jika data menunjukkan bahwa suatu ruangan sering digunakan dan sulit ditemukan jadwal kosong, maka Anda dapat mengambil tindakan untuk memperluas atau menambah ruang rapat. Dengan memanfaatkan data penggunaan meeting room dengan baik, Anda dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi ruang rapat di tempat kerja Anda.
3. Penggunaan meja kantor
Menganalisa data terkait penggunaan meja kantor, akan sangat membantu dalam menyesuaikan ruang kerja agar sesuai dengan preferensi karyawan dan dapat memastikan penggunaan ruang kerja secara efektif dan efisien. Dengan memanfaatkan data tersebut secara optimal, perusahaan dapat dengan mudah mengetahui meja mana yang paling padat hingga paling sedikit digunakan. Dengan data tersebut, perusahaan dapat mengambil tindakan seperti menambahkan fasilitas tambahan untuk ruangan yang memiliki meja padat agar dapat meningkatkan pengalaman pekerja.
Manfaat Menganalisa Tempat Kerja
Dengan menganalisis data ini, bisnis dapat membuat keputusan yang tepat untuk mengoptimalkan ruang kerja mereka dan meningkatkan pengalaman karyawan. Diantaranya adalah:
1. Meningkatkan efisiensi & produktivitas
Data dapat membantu Anda melihat gambaran tempat kerja secara menyeluruh dan merancangnya untuk mendukung kebutuhan karyawan agar lebih produktif. Misalnya, dengan melakukan analisa mengenai tempat kerja, Anda dapat menyesuaikan ruang kerja untuk kolaborasi, hangout, atau kerja santai sesuai dengan kebutuhan karyawan.
2. Pengambilan keputusan yang lebih baik
Di tempat kerja, Anda dapat mengawasi banyak proyek seperti kebijakan kantor, program di tempat, dan komunikasi internal. Dengan menganalisa tempat kerja, Anda dapat mengambil keputusan yang lebih percaya diri karena didukung oleh data.
3. Tempat kerja yang lebih aman & kondusif
Human Resource (HR) dapat memanfaatkan data untuk menjaga keamanan dan kenyamanan lingkungan kerja. Dengan memonitor data, HR dapat dengan cepat mengidentifikasi masalah keamanan dan menghindari kepadatan. Penggunaan data dapat membantu HR meningkatkan kesejahteraan karyawan dengan menciptakan lingkungan kerja yang lebih aman dan nyaman.
4. Pengalaman karyawan yang lebih baik
Untuk menciptakan pengalaman karyawan yang lebih baik, tentu diperlukan adanya effort yang lebih besar. Dengan menganalisa tempat kerja, Anda dapat memperkirakan jumlah karyawan yang akan datang pada hari-hari tertentu.
5 Langkah Untuk Mengubah Tempat Kerja Menjadi Lebih Efisien Dengan Data
Ada 5 langkah yang dapat Anda lakukan untuk memanfaatkan ruang kerja dengan lebih efisien menggunakan data.
1. Mulailah dengan Mengumpulkan Data
Langkah pertama untuk menggunakan data dan mengubah tempat kerja menjadi lebih efisien adalah dengan mengumpulkan data. Data dapat berasal dari berbagai sumber seperti formulir karyawan, survei pelanggan, laporan keuangan, dan lain sebagainya.
Anda dapat mengumpulkan data ini secara manual atau menggunakan alat pengumpul data digital. Setelah mengumpulkan data, Anda perlu memastikan bahwa data tersebut akurat dan terpercaya. Pastikan data yang Anda kumpulkan memenuhi tujuan Anda dan relevan dengan bisnis Anda.
2. Analisis Data
Setelah mengumpulkan data, langkah berikutnya adalah menganalisis data. Analisis data adalah proses menganalisis dan menafsirkan data untuk menghasilkan informasi yang bermanfaat. Ada berbagai jenis analisis data yang dapat Anda gunakan seperti analisis statistik, analisis korelasi, analisis regresi, dan lain sebagainya.
Analisis data dapat membantu Anda memahami tren dan pola dalam bisnis Anda. Dengan memahami tren dan pola ini, Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik dan mengambil tindakan yang lebih efektif untuk meningkatkan efisiensi di tempat kerja.
3. Identifikasi Masalah dan Tantangan
Setelah menganalisis data, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi masalah dan tantangan dalam bisnis Anda. Masalah dan tantangan dapat bervariasi dari kurangnya efisiensi di tempat kerja, biaya yang tidak terkendali, hambatan operasional, dan lain sebagainya.
Dalam mengidentifikasi masalah dan tantangan, penting untuk melibatkan staf dan karyawan Anda. Dengan melibatkan staf dan karyawan, Anda dapat memahami perspektif mereka dan menemukan solusi yang lebih efektif untuk masalah dan tantangan yang dihadapi bisnis Anda.
4. Membuat Action Plan
Setelah mengidentifikasi masalah dan tantangan, langkah selanjutnya adalah membuat action plan untuk meningkatkan efisiensi di tempat kerja. Rencana aksi harus didasarkan pada data dan analisis yang telah Anda lakukan. Selain itu, juga harus mencakup tindakan yang harus diambil, siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tindakan, dan tenggat waktu untuk setiap tindakan. Sehingga dapat dengan jelas dan mudah dipahami oleh semua orang yang terlibat.
5. Evaluasi dan Perbaikan
Untuk meningkatkan efisiensi di tempat kerja dan mengatasi masalah yang muncul, langkah terakhir dalam rencana aksi Anda adalah mengevaluasi dan memperbaiki rencana tersebut secara berkala. Dalam melakukan evaluasi, penting untuk mengumpulkan data dan melakukan analisis ulang. Dengan begitu, Anda dapat menemukan area di mana bisnis Anda dapat lebih efisien dan menghasilkan lebih banyak keuntungan serta memperbaiki proses dan sistem yang tidak efisien.
Teruslah mengumpulkan dan menganalisis data secara berkala untuk mengidentifikasi masalah dan tantangan baru serta meningkatkan efisiensi di tempat kerja secara berkelanjutan.
Melihat berbagai metrik ini akan memberikan gambaran lengkap tentang penggunaan ruang di semua tempat kerja Anda. Sehingga, Anda dapat membuat keputusan yang cerdas dan didasarkan pada data untuk mengoptimalkan ruang Anda, mengurangi biaya, dan memberikan pengalaman terbaik bagi karyawan Anda.
Dapatkan kontrol penuh atas okupansi kantor Anda dengan mudah menggunakan Workplace Management System (WMS) dari Deskimo. Sistem Manajemen Ruang Kerja yang canggih ini akan membantu perusahaan Anda mengoptimalkan sistem kerja hybrid dengan melacak dan mengelola sumber daya kantor seperti ruang rapat dan meja, serta memberikan Insight berharga tentang kinerja pekerja secara keseluruhan.
Selain itu, karyawan Anda akan memiliki kemampuan untuk memesan dan mengelola ruang kerja mereka, menjadwalkan pertemuan, dan berintegrasi dengan berbagai software, sehingga mereka dapat berkolaborasi dan bekerja lebih efisien. Jangan lewatkan kesempatan untuk memanfaatkan WMS ini sekarang juga, hanya di Deskimo!
Linkedin
Facebook
Instagram
